Rechnungseingang automatisieren.
Weniger erfassen. Mehr Überblick.
Rechnungen herunterladen, Beträge in Tabellen übertragen und Belege ablegen kostet jeden Monat Zeit. Accounting41 automatisiert diese Zuarbeit in Ihrer bestehenden Microsoft- oder Google-Umgebung. Ihre Buchhaltung und Ihr Steuerberater bleiben eingebunden.
Wenn jede Rechnung mehrere Handgriffe braucht
Eine Eingangsrechnung kommt per E-Mail an. Jemand öffnet den Anhang, überträgt Rechnungsnummer und Betrag, benennt die Datei um und legt sie für die Buchhaltung ab. Wiederholt sich dieser Ablauf bei vielen Belegen, bindet die Vorbereitung mehr Zeit als nötig.
Wir schauen uns genau diese Arbeitsschritte an: Wo entstehen Mehrfacheingaben? Welche Daten werden benötigt? Wer prüft die Rechnung? Daraus entwickeln wir einen Ablauf, der zu Ihren Werkzeugen und Zuständigkeiten passt.
Vom Rechnungseingang zur vorbereiteten Buchhaltung
Welche Schritte sich automatisieren lassen, hängt von Ihren Dokumenten, Systemen und Prüfanforderungen ab.
Rechnungsdaten übernehmen
Die vereinbarten Eingangskanäle werden angebunden. Benötigte Angaben wie Lieferant, Rechnungsnummer, Datum und Betrag werden ausgelesen und für das Rechnungseingangsbuch aufbereitet.
Belege benennen und ablegen
Einheitliche Dateinamen und eine abgestimmte Ordnerstruktur machen Belege leichter auffindbar. Die Ablage wird in Ihre vorhandene Arbeitsumgebung integriert.
Geprüfte Daten weitergeben
Die aufbereiteten Daten stehen für die Buchhaltung bereit. Bei Bedarf ergänzen wir Vorkontierung oder DATEV-Importvorlagen. Prüfschritte und der Umgang mit unklaren Angaben werden im Konzept festgelegt.
So kann sich die tägliche Arbeit verändern
Vorher
Ein Team übernimmt Rechnungsdaten von Hand in eine Tabelle und speichert jeden Anhang einzeln unter einem neuen Dateinamen.
Nach der Einrichtung
Die Automatisierung übernimmt die vereinbarten Erfassungs- und Ablageschritte. Das Team kontrolliert die Ergebnisse und bearbeitet Fälle, die eine Entscheidung benötigen.
Die tatsächliche Entlastung messen wir an Ihrem Ablauf. Eine feste Zeitersparnis lässt sich ohne diese Prüfung nicht zusagen.
Eigenes Einsparpotenzial im Modell berechnen →Passt die Automatisierung zu Ihrem Unternehmen?
Das Angebot richtet sich an kleine Unternehmen und Startups, die wiederkehrende Handarbeit rund um ihre Buchhaltung reduzieren möchten. Besonders hilfreich für das Erstgespräch sind:
- Die ungefähre Zahl der Eingangsrechnungen pro Monat.
- Ihre verwendeten E-Mail-, Ablage- und Buchhaltungssysteme.
- Die Schritte, die heute am meisten Zeit beanspruchen.
- Die Zuständigkeiten für Prüfung, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung.
Im Gespräch klären wir außerdem Zugriffe, Datenverarbeitung und Betrieb. Die technische Anbindung wird auf Ihre Umgebung abgestimmt.
Vergütung auf Basis Ihrer Einsparung
Die Erstberatung ist kostenlos und unverbindlich. Für die Automatisierung orientiert sich unsere Vergütung an der tatsächlich generierten Einsparung.
Im persönlichen Gespräch legen wir fest, welche Arbeitsschritte einbezogen werden, wie die Einsparung gemessen wird und welche laufenden Kosten entstehen. So können Sie das Angebot anhand Ihres eigenen Rechnungseingangs beurteilen.
Umfang und Vergütung besprechen →Was Sie vor dem Start wissen sollten
Brauchen wir eine neue Buchhaltungssoftware?
Die bestehende Buchhaltung soll erhalten bleiben. Accounting41 ergänzt die Automatisierung der Zuarbeit. Welche Anbindungen möglich sind, prüfen wir anhand Ihrer Systeme.
Wird damit die Rechnungsprüfung ersetzt?
Erfassung und Ablage lassen sich automatisieren. Fachliche Entscheidungen, Freigaben und die Behandlung von Ausnahmen werden mit den verantwortlichen Personen abgestimmt.
Was kostet die Umsetzung?
Die Erstberatung ist kostenlos. Unsere Vergütung orientiert sich an der tatsächlich generierten Einsparung. Umfang, Berechnungsgrundlage und laufende Kosten klären wir für Ihren konkreten Prozess.
Ist das dasselbe wie der E-Rechnungs-Generator?
Nein. Diese Leistung betrifft die Verarbeitung eingehender Rechnungen. Unser separates E-Rechnungs-Tool (Prototyp) dient der Erstellung einer E-Rechnung und befindet sich in der Erprobung.
Wo verlieren Sie Zeit im Rechnungseingang?
Beschreiben Sie uns Ihren aktuellen Ablauf. In der kostenlosen Erstberatung klären wir, welche Schritte sich automatisieren lassen.
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